5 redenen waarom 5 dagen retentie echt te kort is!

De woorden backup en retentie zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden. In de praktijk zie we echter dat veel klanten kiezen voor een retentie van slechts 5 dagen of soms minder. In dit artikel vind je 5 redenen waarom het ons advies is om te kiezen voor langere retentie.

Voor we dieper ingaan op de redenen om te kiezen voor een langere retentie, willen we eerst even kort stil staan bij wat retentie nu precies is.

Wanneer de retentie staat ingesteld op 5 dagen wil dit zeggen dat de versies van een bestand of database 5 dagen bewaard worden. Op het moment dat de backup dagelijks draait, betekent dit dat er 5 versies van het bestand of de database bewaard worden. Wanneer de backup 2 keer per dag draait worden er 10 versies bewaard, namelijk 2 versies per dag voor een periode van 5 dagen.

Op het moment dat gekozen is voor 5 dagen retentie, zal de software op dag 6 alle versies van dag 1 verwijderen. Op dag 7 zullen alle versies van dag 2 verwijderd worden, enzovoorts. Een verwijderd bestand zal, wanneer er gekozen is voor 5 dagen retentie, na 5 dagen dan ook volledig verwijderd zijn uit de backup.

1. Weekend, vrije dagen en vakantie
   De eerste reden is dat veel bedrijven niet elke dag operationeel zijn. De periode tussen kerst en oud en nieuw is daar een mooi voorbeeld van. Bij veel bedrijven was 22 december de laatste werkdag en is het bedrijf gesloten tot en met 1 januari. Wat nu als er op 22 december een bestand per ongeluk is verwijderd en dit niet direct is geconstateerd? Wanneer gekozen is voor 5 dagen retentie, is het bestand op 2 januari ook al uit de backup verwijderd en is het dus niet te recoveren!
   
   
2. Verborgen uitdagingen
   Het komt helaas vaak voor dat er al langere tijd uitdagingen zijn in een omgeving die zich pas op een later moment openbaren. Denk bijvoorbeeld aan de corruptie van een database. Een database kan langere tijd corrupt zijn voordat de corruptie zich openbaart. Alhoewel het recoveren van een versie van voor de corruptie een ‘last resort’ is, komt het toch vaak voor dat dit de enige oplossing is. Wanneer de database al 14 dagen corrupt is en je maar 5 dagen retentie hebt, heb je echter geen backup meer van de database voor de corruptie.
   
   
3. Niet alle essentiële data wordt dagelijks gebruikt
   Niet alle essentiële data wordt dagelijks gebruikt. Hierdoor kan het voorkomen dat een gebruiker pas na enkele weken constateert dat een bepaald bestand niet meer in de backup aanwezig is. Ook in deze situatie zou 5 dagen retentie niet voldoende zijn.
   
   
4. Certificering, wetgeving & de belastingdienst
   Sommige organisaties zijn vanwege certificering of wetgeving verplicht om data gedurende langere tijd te bewaren. Dit geldt ook voor data die per ongeluk verwijderd is. Kortom: De retentie tijd moet minimaal gelijk zijn aan de minimale bewaartermijn die de certificering of wetgeving voorschrijft voor de specifieke organisatie.
   
   
5. Archivering
   Alhoewel veel organisaties geen onderscheid maken tussen operationele data en archief data, zou dit eigenlijk wel moeten. In de plaats van alle bestanden op de file server te laten staan en nooit op te schonen, zou het beter zijn om een policy te maken waarbij data die bijvoorbeeld een jaar lang niet geraadpleegd of aangepast is te verwijderen van de file server.
   
   In deze situatie kan de backup worden gebruikt als een archiveringsoplossing. De bestanden die verwijderd zijn op basis van de eerdergenoemde policy, zijn dan gedurende de retentieperiode nog uit de backup terug te halen.

Wanneer je vragen hebt over retentie of archiveren, schroom dan niet om contact met ons op te nemen. We zijn bereikbaar op het nummer: 085 222 0 300. Je kunt natuurlijk ook altijd een e-mail sturen naar: info@kemkerict.nl. We helpen graag!