Hoe pak je een IT migratie aan? 

Een ondernemer is dagdagelijks bezig met zijn of haar bedrijf, met het aansturen van personeel, het opvolgen van klanten en bestellingen, en maakt daarbij in de meeste gevallen gebruik van IT-apparatuur en verschillende soorten software. Maar als de markt wijzigt, de wensen van je klanten evolueren of je bedrijf verandert, is ook de behoefte aan informatica en je IT-omgeving aan wijzigingen onderhevig.

Een IT-migratie is het fysiek of virtueel verplaatsen of overplaatsen van een werkomgeving naar een andere operationele omgeving. Het kan hierbij gaan om het fysiek verplaatsen van servers, computers, maar evenzeer over het aanpassen van een digitale werkomgeving, waarbij andere softwarepakketten en applicaties worden ingepast.

Een aantal voorbeelden zijn het verplaatsen van gegevens van een database naar een andere, de overstap naar andere kantoorsoftware, het vervangen van een server op de werkvloer, de besturingsoftware aanpassen van Linux naar Windows of omgekeerd, of het vervangen van hardware in je onderneming.

Praktische tips voor een efficiënte IT migratie

Bij een migratie is het van het grootste belang dat enerzijds de werking zoveel mogelijk continuteit gegarandeerd kan worden, maar anderzijds dat ook geen data verloren gaat. En dan hebben we zelfs nog niet vermeld dat dit uiteraard vaak in de kortst mogelijke tijdspanner moet doorgevoerd worden. Daarom is zoals zo vaak bij ingrijpende wijzigingen, een perfecte voorbereiding een vereiste voor een soepele overgang. We zetten alvast enkele tips op een rij.

Tip #1: erken de behoeften van jouw bedrijf

Als ondernemer ken jij jouw bedrijf het best en weet je ook waar je in de toekomst naartoe wil. Zal je meer inzetten op digitale dienstverlening zoals een klantenservice of telefonie, wil je je product assortiment op een eigen server of online bijhouden, ben je van plan om de boekhouding uit te breiden en extra mensen in dienst te nemen of wil je je medewerkers ook van thuis uit laten werken? Allemaal factoren die bepalend kunnen zijn voor het kiezen van apparatuur, software en andere omkaderende infrastructuur. Hierbij moet ook een onderscheid gemaakt worden tussen functionaliteiten die leuk zijn om te hebben, maar niet nodig zijn en toepassingen die noodzakelijk zijn. Extraatjes zijn altijd leuk, maar kosten vaak heel wat geld, dat ook beter anders kan besteed worden.

Maak dus vooraf een overzicht op van je wensen en behoeften.

Tip #2: behoud het overzicht van de kennis en ervaring van je onderneming

 De keuze van een bepaald softwarepakket of apparatuur kan voor de hand liggend zijn op basis van de aangeleverde specificaties en de wensen van je bedrijf, maar hou er ook rekening mee dat informatietechnologie steeds bediend of aangestuurd moet worden door mensen. Die mensen hebben daar een bepaalde kennis of vaardigheid voor nodig en indien ze er niet vooraf over beschikken, moet ook geïnvesteerd worden in vorming en begeleiding. Bij de toepassing van een IT-migratie is niemand meteen specialist in de materie, buiten de echte specialisten natuurlijk. Zorg daarom steeds dat je beroep kan doen op een helpdesk en dat duidelijk is afgelijnd wat daarbij de kosten zijn en wie mag of kan gebruik maken van deze specialisten.

Maak dus vooraf ook een overzicht van de beschikbare kennis bij je personeel.

Tip #3: Hou het gebeuren overzichtelijk en haalbaar

 Als ondernemer behoud je graag het overzicht van je onderneming en de verschillende diensten en wil je ook graag weten wat je omzet is, of wat je verkoopscijfers zijn. Dit kan uiteraard alleen maar als je beschikt over duidelijke en begrijpbare informatie. Een IT-migratie is hier geen uitzondering op. Zelfs al heb je geen achtergrond als informaticus, wees niet bang om vragen te stellen of om uitleg te verzoeken over de aanpak, de technische kant van het gebeuren of het verloop van de migratie. Een goede IT-specialist kan zijn werk ook op een eenvoudige manier uitleggen die begrijpbaar is voor de doorsnee gebruiker zonder technische achtergrond. Het opdelen van het totale plaatje in kleinere deeltaken kan hierbij een grote hulp zijn.

Pas wanneer je als zaakvoerder het volledige overzicht hebt bekomen en het ook duidelijk voor je is, kan je verder gaan met de uitvoering van de migratie. Hierbij kan je dan ook de deadlines vastleggen, eventuele mogelijke struikelblokken identificeren, en alvast extra maatregelen bepalen om problemen te voorkomen of op te lossen indien ze zich toch aandienen.

Laat dus vooraf een overzichtelijke en begrijpbare offerte opmaken waar jij je kan in vinden.

IT migratie in vijf stappen

Een IT migratie wordt niet zomaar uitgevoerd, het is een proces dat met alle betrokken partijen vooraf wordt besproken, tijdens de implementatie wordt opgevolgd en achteraf wordt geëvalueerd en eventueel bijgestuurd. Of het nu gaat om een volledige migratie naar het werken in de cloud, een gedeeltelijke migratie met nieuwe apparatuur, of het gebruik van alternatieve softwarepakketten. Met deze vijf stappen ben je er helemaal klaar voor.

1.   (Vrijblijvende) ICT-scan

Zoals in het voorgaande overzicht aangehaald, worden bij de kosteloze en vrijblijvende quickscan de behoeften van je onderneming in kaart gebracht, worden wensen opgesomt en wordt een overzicht gemaakt van wat de IT-migratie kan of moet betekenen voor jouw bedrijf.

2.   Advies over de verschillende aspecten

Dankzij onze ervaring en specialistische kennis kunnen we aan de hand van de ICT-scan jou voorzien van advies over de gewenste of noodzakelijke aanpassingen, rekening houdend met het budget, de beschikbare kennis bij medewerkers en eventuele problemen en bijbehorende oplossingen duiden.

3.   Voorstel van een plan van aanpak

Op basis van alle voorgaande informatie en jouw wensen, wordt vervolgens een voorstel uitgewerkt voor de toekomstige aanpak. Hierbij worden alle aspecten toegelicht die voor jouw onderneming van belang kunnen zijn.

4.   De installatie en implementatie

Nadat alle onderdelen van de IT-migratie werden opgesomd en besproken en het plan van aanpak door jou als klant werd goedgekeurd, gaat Kemker ICT Groep over tot het uitvoeren van het plan volgens de afgesproken deadlines.

5.   Blijvende online monitoring

Na het implementeren van de migratie voorziet Kemker ICT Groep niet alleen een evaluatie en test van de doorgevoerde wijzigingen, maar blijven we jouw werkomgeving monitoren om snel en gericht tussen beide te kunnen komen bij onvoorziene omstandigheden. Ook de helpdesk blijft beschikbaar om medewerkers bij te staan bij vragen en problemen met de nieuwe operationele omgeving.