Waarom is een offsite back-up belangrijk?

We leven in een digitaal tijdperk en daarbij zijn termen als archiefdata en back-up al goed ingeburgerd. Helaas krijgen die woorden vaak een verschillende invulling, afhankelijk van wie je vraagt wat die voor hen betekenen. Laat ons beginnen met te duiden dat archiefdata en back-up, twee verschillende betekenissen hebben. Bij archiefdata heeft men het kort samengevat over data die blijvend bewaard of opgeslagen wordt voor toekomstige raadpleging. Onder normale omstandigheden wordt die data nooit overschreven of aangepast. Een back-up daarentegen is geen vast gegeven en bevat steeds een soort momentopname of kopie van databases, software instellingen, profielen en meer. 

De oorzaken van bestandsverlies
Elke informaticus of ICT-verantwoordelijke, zal tot vervelens toe hameren op het belang van een back-up maken. We hebben ongetwijfeld allemaal al eens dat moment vervloekt, waarop uren aan werk verloren zijn gegaan, door een niet opgeslagen bestand of een grote input zonder back-up. De oorzaken kunnen erg uiteenlopend zijn, van een storing in de elektriciteitsvoorziening, een harde schijf die het laat afweten of zelfs een geval van cybercriminaliteit. Redenen te over om toch maar steeds een gepaste opslag of backup te voorzien.

Soorten back-up
Maar daar houdt het natuurlijk niet op. Een back-up kan je op verschillende manieren opslaan. Je kan ervoor kiezen om die op een vaste of mobiele harde schijf te bewaren, je kan kiezen voor een server in de onderneming, je kan die ook op een andere locatie op een server plaatsen, of je kan kiezen voor een cloudoplossing. Elke van deze mogelijkheden valt in één van twee mogelijke categorieën : onsite backups of offsite backups. 

Een onsite backup, staat voor een backup die opgeslagen of bewaard blijft binnen de onderneming. Dit kan op een aparte harde schijf zijn of op een fysieke server. Een offsite backup is dan weer een kopie van de gegevens die wordt opgeslagen buiten de eigen onderneming.

Voor- en nadelen van een onsite
Back-ups die bewaard worden op een eigen server of harde schijf in de onderneming zijn vaak een grote kostenpost, omdat ze afhankelijk van de hoeveelheid data niet alleen steeds moeten opgeschaald worden, maar ook regelmatig aan vernieuwing toe zijn. De levensduur is niet steeds betrouwbaar en wanneer een harde schijf stukgaat, gaat ook de back-up verloren.

Een eigen fysieke backup kan gestolen worden of verloren gaan en is gevoelig voor schokken, natuurrampen en ongelukken zoals brand- of waterschade. Het is trouwens ook een echte energievreter die op het interne netwerk moet aangesloten worden. Terwijl het een voordeel kan zijn dat het systeem niet over een internetverbinding moet beschikken en dat het backups van bedrijfseigen computers of apparaten razendsnel kan verwerken, heeft het ook het grote nadeel dat mobiele apparaten en laptops of computers die buiten de onderneming verbonden zijn, zonder een snelle internetverbinding hier geen gebruik kunnen van maken. 

En is er dan toch een internetverbinding binnen het bedrijf, dan is er steeds de kans dat cybercriminelen via die verbinding zich een toegang verschaffen tot je server en schade toebrengen. Denk maar aan de vele gevallen van ransomware, gehackte toestellen en virussen.

Voor- en nadelen van een fysieke offsite back-up
Bij een offsite backup waarbij je kiest voor een fysieke schijf of server, heb je enerzijds het voordeel dat je data minder of niet gevoelig is voor hackers en ransomware en dat die (meestal in een serverruimte) ook onder optimale omstandigheden wordt bewaard. Denk daarbij aan noodstroomvoorzieningen, temperatuurcontrole, extra beveiliging en professionele diensten. Anderzijds is het ook een voordeel, dat je steeds beroep kan doen op de provider van je serverruimte om de server up-to-date te houden, uiteraard tegen een meerkost.

Er zijn echter ook een paar nadelen aan die offsite backup. Enerzijds blijft het nog steeds een fysiek apparaat dat mogelijk de geest kan geven en aan vervanging toe is, de kosten kunnen hoog oplopen, afhankelijk van de provider en de opslagruimte die je nodig hebt en je moet beschikken over een sterke internetverbinding, toestellen die zich niet binnen het bedrijfsnetwerk bevinden, hebben nog steeds nood aan een aparte aanpak en het nemen van backups verloopt vaak wat trager dan onsite. Ook de schaalbaarheid is afhankelijk van de mogelijkheden die je provider je biedt, om een extra schijf bij te plaatsen, of om de bandbreedte aan te passen.

De regel van drie
Elke ICT-specialist, zal je weten te vertellen dat voor fysieke werkruimtes, de regel van drie, het ideale scenario behelst. Daarbij wordt data enerzijds opgeslagen op het werk toestel, zoals een laptop of pc, wordt daarnaast ook twee back-ups bewaard op een fysieke opslaglocatie zoals een harde schijf of server. Waarbij de voorkeur uitgaat naar minstens één offsite locatie.

De ideale oplossing
Een offsite back-up is zoals je ziet een noodzaak bij het beschermen van de gegevens van je onderneming. Maar een fysieke back-up heeft toch nog wat beperkingen. Net daarom is de ideale oplossing om te werken met een cloud backup. Niet alleen is die schaalbaar tot zowat elke grootte, zonder de grote meerkosten van een eigen server, maar die is ook te allen tijde optimaal beveiligd, zonder dat je hiervoor een extra kracht hoeft in te huren of bijkomende kosten hoeft te betalen, en eigenlijk krijg je bij een backup service in de cloud een hele reeks aan backups die je data op elk moment beschikbaar houden. Er is dus geen kans dat je harde schijf het laat afweten of dat je backup verloren gaat.

En wie nog een stapje verder wenst te gaan, maakt hierbij gebruik van een werkomgeving in de cloud, zodat meteen alle data van een backup is voorzien, zonder die vanuit de onderneming nog te moeten inplannen.