Venstershop Teamleader case study

“Toen we merkten dat onze inefficiënte administratie leidde tot een verminderde service voor onze klanten hebben we direct hulp gezocht”

“De afgelopen jaren zijn we als bedrijf ontzettend gegroeid op het gebied van efficiëntie en digitalisatie. De coronapandemie heeft deze ontwikkeling nog verder versterkt en hoewel we zeer tevreden waren met de behaalde resultaten in deze situatie, hadden we toch het idee dat de technologie ons inhaalde. Tot iets meer dan een jaar geleden werd vrijwel onze gehele klantendatabase gemanaged vanuit onze website op Shopify. In het begin was dit nog wel te doen, maar op een bepaald moment werd het een rommeltje met het sturen van facturen in tal van verschillende formats, zoals Excel en Word. Toen we merkten dat dit leidde tot een verminderde service voor onze klanten hebben we direct hulp gezocht om ons te helpen bij het herinrichten en opzetten van onze bedrijfsprocessen in deze nieuwe situatie.”

“Kemker ICT Groep heeft onze verwachtingen meer dan overtroffen toen we contact opnamen met de hulpvraag met betrekking tot onze (op dat moment rommelige) klantenadministratie. Binnen slechts enkele dagen was alles geregeld en opgezet. Vandaag de dag sturen we binnen enkele seconden een offerte naar onze klanten die ze vervolgens zelf online kunnen accepteren, waarna er direct door het systeem een opdrachtbevestiging wordt getriggerd. De leverancier van het bestelde product wordt op hetzelfde moment ingelicht over de bestelling en zodra het product geleverd is, versturen we de factuur. Het mooie is, dat alles binnen een systeem gebeurt. Wij kunnen ons geen leven zonder Teamleader meer voorstellen.”

“We konden ons niet voorstellen dat de gedemonstreerde situatie met Teamleader mogelijk zou zijn voor onze organisatie”

“De eerste ontmoeting met Frits Schiphorst (sales manager Kemker ICT Groep) was meteen zeer aangenaam. Door de situatie met Corona besloten we tot een virtuele ontmoeting, waarbij Frits ons met een indrukwekkende presentatie verrast heeft. We konden ons eerst niet voorstellen dat de gedemonstreerde situatie met Teamleader mogelijk zou zijn voor ons bedrijf, maar Frits was hier zeer stellig in en verzekerde ons dat de implementatie geen probleem zou zijn en dat Teamleader relatief eenvoudig gekoppeld kon worden aan onze huidige systemen die we gebruikten.”

“Terugkijkend was het ons misschien uiteindelijk wel gelukt om onze situatie intern op te lossen en tot een vergelijkbare situatie te komen, maar dit was ons nooit gelukt in de tijd waarin Kemker ICT Groep en Frits in het bijzonder ons geholpen heeft. Binnen slechts enkele dagen was iedereen binnen de organisatie bekend met Teamleader en was vrijwel alles operationeel. Het komt niet vaak voor, maar mochten we onverhoopt vastlopen en vragen hebben dan staat Kemker ICT Groep altijd voor ons klaar. Door deze positieve samenwerking houden we ook het contact met elkaar, wat goed past bij de filosofie en de waarden van onze organisatie en garant staat voor een langdurige samenwerking.”

Tijd is voor veel ondernemers een schaars goed en vrijwel elke ondernemer zal dan ook een zogenaamde “done for you” - formule omarmen, waarbij een derde partij als gecertificeerde partner van Teamleader kan helpen bij de opzet en integratie van alle systemen en processen met betrekking tot dit CRM systeem.

Kemker ICT Groep is hierin een erkende partner voor vele ondernemers in Nederland in verschillende regio’s. De slogan van Kemker ICT Groep, is toepasselijk genoeg dan ook ‘elke dag werken met een glimlach’. Frits Schiphorst draagt deze slogan dan ook in woord en daad met zich mee en legt aan ons uit dat dit het onderdeel van zijn vak is dat hem de meeste lol en energie in het werk brengt.

“De blijdschap van de ondernemers is waarom we dagelijks met plezier aan het werk gaan”

“Wij willen ondernemers graag ontzorgen en helpen om tijd te besparen en efficiënter te kunnen werken zonder offers te doen op het gebied van de dienstverlening. Het verschil tussen het eerste contact, waarbij de ondernemer soms nog niet helemaal is overtuigd over de beloofde uitkomsten en het moment, waarbij de integratie van Teamleader compleet is, is fantastisch om te zien. De blijdschap en het enthousiasme over het eindresultaat van de ondernemers en ook andere personeelsleden, is waarom we dagelijks met veel plezier aan het werk gaan.”

“Een van de grootste voordelen die ondernemers ons terugkoppelen, is de tijdbesparing door het gebruik van Teamleader.”

“Het is echter niet zo dat we bij elk bedrijf precies hetzelfde trucje uithalen. Om te zorgen voor een duurzaam resultaat, waar de organisatie nog jarenlang plezier beleeft aan Teamleader, is maatwerk essentieel. We voeren dan ook voor we beginnen diverse gesprekken met mensen binnen de organisatie, om ervoor te zorgen dat alle knelpunten en potentiële verbeteringen goed worden belicht. Naast het oplossen van huidige obstakels op de weg kijken we ook naar de toekomst en streven we ernaar om een systeem en processen op te zetten waar nog jarenlang de vruchten van geplukt kunnen worden.”

“Een van de grootste voordelen die ondernemers ons terugkoppelen, is de tijdbesparing door het gebruik van Teamleader. Sommige ondernemers geven ons aan al binnen enkele maanden maar liefst 30% minder tijd te hoeven besteden aan zaken als offertes, orderbevestigingen en facturen. Door dit te bewerkstelligen heeft de ondernemer meer tijd om met de essentie van zijn of haar vak bezig te zijn en is de meeste administratie geautomatiseerd.”

“De lovende kritieken komen niet alleen vanuit het management van onze organisatie, maar ook de mensen die dagelijks werken met dit CRM systeem zijn lyrisch enthousiast. Het werk is ineens stukken overzichtelijker en wordt daarmee ook een stuk leuker. De reacties van klanten in onze beoordelingen op zowel Google als Trustpilot laten ook zien dat onze dienstverlening als zeer goed wordt ervaren mede door het gebruik van Teamleader. Onze klanten zijn zeer tevreden en onder de indruk van de snelle service en bevestigingen van hun bestellingen. Op het gebied van professionalisering hebben we hiermee gigantische stappen gezet. Zelf geknutselde orderbevestigingen en facturen in Word en Excel zijn definitief verleden tijd!”

De komende jaren breidt het DTC de inhoud op haar website uit naar andere groepen bedrijven. Zo zijn er plannen voor een interactief platform. Via het platform kunnen ondernemers kennis met elkaar en met experts delen. Het Nationaal Cyber Security Centrum (NCSC) zal op dit platform informatie over cyberdreigingen delen met ondernemers. “Het NCSC heeft ook dreigingsinfo van over de grens en dus een internationaal beeld”, vertelt Verhagen.

Het DTC stimuleert netwerken van bedrijven die samenwerken op het gebied van cybersecurity. Samenwerking in de keten, regio of sector. “Het doel is samen diensten inkopen, risico’s in kaart brengen en kennisdelen. Hiermee kunnen andere samenwerkingsverbanden hun voordeel doen”, aldus Verhagen. “Zo is in Brainport Eindhoven al een samenwerkingsverband actief. Met die kennis en ervaring maken we een toolbox die voor meerdere regio’s en sectoren bruikbaar is”. Het is de bedoeling om tot een landelijke dekking van cyberweerbaarheidsnetwerken te komen. Om de opstart te stimuleren is er een subsidieregeling. Voor 2018 is 1 miljoen euro beschikbaar. “Bij het DTC zijn nu 15 aanvragen ingediend. Eind van de zomer is duidelijk wie subsidie krijgen”. Dit jaar nog een aanvraag doen, kan niet meer. Maar in 2019 komt – bij een positieve evaluatie – waarschijnlijk een nieuwe regeling.

Het DTC werk nauw samen met een (groeiende) groep van netwerkpartners: Nationaal Cyber Security Centrum (NCSC), Nationaal Coördinator Terrorismebestrijding en Veiligheid (NCTV), VNO-NCW/MKB-Nederland, ECP Platform voor de InformatieSamenleving, Nederland ICT, CIO Platform en KVK. Samen met hen, maar ook partijen als Stichting Digitale Infrastructuur Nederland, individuele bedrijven en kennisinstellingen, zoekt het DTC voortdurend naar nieuwe manieren waarop ondernemers makkelijker veilig digitaal kunnen ondernemen. Verhagen is blij met deze samenwerking. “Het is van belang voeling te houden met ondernemers. Partijen als VNO-NCW/MKB Nederland en KVK staan dicht bij de ondernemers. Zij weten wat er bij hen speelt. Hun feedback zorgt ervoor dat wij vraaggericht werken en ondernemers nog beter bedienen en ze weerbaarder maken tegen cyberdreigingen”.